Peran Event Organizer Profesional Dalam Menyukseskan Acara Perusahaan

tamu undangan tentu menjadi harapan setiap perusahaan. Namun, untuk mewujudkannya, Anda tidak bisa melakukannya sendiri. Dibutuhkan bantuan tenaga profesional yang mampu mengelola acara dengan baik yaitu jasa event organizer atau EO.

Sebagai informasi untuk Anda, pada artikel ini akan diulas mengenai peran EO profesional dalam menyukseskan acara perusahaan.

Apa Itu Jasa Event Organizer?

Event organizer adalah perusahaan atau penyedia jasa yang bertanggung jawab dalam merencanakan, mengorganisir dan menyelenggarakan beragam jenis acara, termasuk acara perusahaan.

Event organizer harus memastikan semua kebutuhan yang berkaitan dengan acara bisa terpenuhi dan sesuai dengan permintaan klien. Terlebih lagi, jika acara yang dilaksanakan melibatkan banyak pihak dan memerlukan koordinasi yang matang.

Peran Event Organizer Profesional Untuk Kesuksesan Acara Perusahaan

Event organizer profesional berperan penting untuk menyukseskan acara perusahaan. Beberapa peran jasa event organizer yang perlu Anda ketahui meliputi:

1.      Membantu Merencanakan Konsep Acara

Peran EO yang pertama adalah membantu dalam merencanakan konsep acara perusahaan. Oleh karenanya, pastikan untuk menjelaskan secara rinci jenis serta konsep acara perusahaan yang dilaksanakan saat proses konsultasi.

Jasa EO nantinya akan mencatat, memahami, dan merancang konsep acara yang tepat. Contohnya, ketika Anda akan mengadakan acara seminar perusahaan, EO akan merancang sesi opening, penyampaian materi, panel diskusi hingga sesi closing acara.

Di samping itu, jasa EO juga akan membantu dalam memilih format acara yang paling efektif untuk acara perusahaan Anda.

2.      Mengelola Anggaran Acara

Jasa event organizer di Indonesia yang profesional juga memiliki peran yang besar dalam pengelolaan anggaran acara. Pihak EO akan menawarkan susunan anggaran yang realistis dan mendukung kebutuhan acara perusahaan.

Mereka akan membantu mengidentifikasi kebutuhan acara mana yang memerlukan dana lebih banyak dan menekan penggunaan biaya yang tidak terlalu penting. Dengan begitu, pengeluaran perusahaan tidak akan melebihi anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.

3.      Mengatur Logistik dan Akomodasi

Untuk acara perusahaan skala besar, logistik dan akomodasi menjadi hal yang tidak kalah penting. EO harus memastikan pembicara, peserta atau tamu undangan merasa nyaman ketika  menghadiri acara perusahaan.

Misalnya dengan melakukan penataan tempat yang mudah diakses, tata letak pencahayaan, hingga ketersediaan kursi dan meja. Sedangkan untuk keperluan akomodasi, pihak EO juga bertugas untuk mengatur transportasi peralatan yang diperlukan dan transportasi tamu undangan dari luar kota.

4.      Mengelola Peralatan Dan Teknologi

Peran jasa event organizer profesional selanjutnya adalah mengelola peralatan dan teknologi. Kini, hampir semua acara perusahaan skala besar memerlukan peralatan dan teknologi canggih. Sebut saja, sistem pencahayaan, suara, proyektor, layar LED, dan masih banyak lagi.

Jasa EO harus memastikan untuk memilih peralatan yang berfungsi dengan baik sekaligus bisa mengoptimalkan kenyamanan peserta. Apabila terjadi masalah teknis, EO juga harus selalu siap mengatasinya dengan cepat dan kondusif.

5.      Mengoordinasikan Vendor

Jasa EO berperan dalam melakukan koordinasi dengan berbagai jenis vendor yang terlibat. Untuk acara perusahaan, EO biasanya akan memilih beberapa vendor pendukung seperti vendor pameran, vendor katering, vendor penyedia tempat, hingga vendor dekorasi.

Mereka juga harus memastikan semua vendor tersebut memenuhi standar serta waktu yang telah disepakati sebelumnya. Sebab, jika salah satu vendor tidak bekerja sesuai kesepakatan, acara perusahaan mungkin akan mengalami kekacauan atau bahkan batal diselenggarakan.

Agar terhindar dari risiko tersebut, Anda harus benar-benar memilih jasa EO yang berpengalaman dalam mengorganisir vendor-vendor besar.

6.      Mengatur Komunikasi Dan Promosi Acara Perusahaan

Peran jasa EO yang terakhir yaitu mengatur komunikasi dan promosi acara perusahaan. Pihak EO akan bekerja sama dengan bagian tim pemasaran untuk mempromosikan acara perusahaan Anda, utamanya yang berkaitan dengan acara peluncuran produk terbaru. Promosi tersebut biasanya dilakukan melalui berbagai channel seperti media sosial dan email marketing. Ini sangat penting untuk acara perusahaan yang ditujukan untuk beragam audiens.

Tips Memilih Jasa Event Organizer Yang Profesional Untuk Acara Perusahaan

Di bawah ini adalah beberapa tips yang bisa Anda ikuti dalam memilih jasa event organizer untuk acara perusahaan:

• Pastikan bekerja sama dengan jasa EO yang memiliki reputasi baik
• Pilihlah jasa EO yang memiliki website atau media sosial resmi untuk melihat portofolio mereka
• Cari tahu rekam jejak jasa EO melalui berbagai sumber, seperti fitur ulasan Google atau kolom komentar di media sosial.
• Perhatikan dengan baik kinerja dari jasa EO selama proses konsultasi
• Pertimbangkan jasa EO yang sudah berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai jenis acara perusahaan.
• Hindari jasa EO yang menawarkan harga terlalu murah atau terlalu mahal

Percayakan Acara Perusahaan Anda Kepada PT. Trimitra Multi Kreasi

Apabila perusahaan Anda juga berencana menyelenggarakan acara anniversary, seminar, pameran, employee gathering atau promosi produk, percayakan saja kepada PT. Trimitra Multi Kreasi. Tidak hanya jasa EO profesional, kami juga bergerak di bidang jasa advertising dan exhibition contractor yang tidak perlu diragukan lagi kredibilitasnya.

1. Trimitra Multi Kreasi didukung oleh tim EO yang handal sehingga acara perusahaan Anda bisa berjalan dengan lancar dan terorganisir. Ini bertujuan untuk memberikan pengalaman yang tak terlupakan untuk para tamu undangan yang hadir ke acara perusahaan Anda.

Demikianlah ulasan mengenai peran event organizer profesional dalam menyukseskan acara perusahaan. Jika berminat menggunakan jasa event organizer dari PT. Trimitra Multi Kreasi, Anda bisa langsung menghubungi kontak WhatsApp kami di nomor +62811-109842