Menyelenggarakan Acara Virtual dengan Sukses di Era Digital, Begini Tips dan Trik-nya!

Event merupakan salah satu cara marketing yang bisa promosikan produk Anda dan juga menciptakan image baik pada brand bisnis. Namun, dengan adanya kemajuan teknologi serta informasi, maka sekarang ini akan sangat mungkin bagi Anda untuk buat cara secara virtual atau virtual event. Virtual event ini akan berikan kemudahan bagi Anda sehingga tak perlu lagi mengumpulkan orang banyak, memikirkan lokasi penyelenggaraan event, dan bahkan dapatkan jangkauan banyak.

Pada implementasinya, membuat atau memunculkan engagement tinggi bukan sesuatu hal mudah di dalam membuat atau menyelenggarakan event. Anda pun harus tentukan segmen penonton sesuai tema. Maka dari itu, di artikel ini kami akan sedikit memberikan penjelasan tentang virtual event dan tips trik menyelenggarakan virtual event di era digital seperti sekarang. Dengan begitu, mari simak artikel yang berikut ini untuk pemahaman lebih baik!

Apa yang Dimaksud dengan Virtual Event?

Virtual event merupakan pertemuan yang terorganisir yang memungkinkan para sekelompok untuk saling  berkomunikasi berbagi ide-ide, dan juga pengalaman bersama secara online serta tak melakukan pertemuan dengan langsung. Contohnya saja, virtual event seperti webinar online ataupun saat melihat media sosial Anda akan melihat ada aktivitas online seperti live streaming video.

Untuk menyelenggarakan virtual event, Anda tak membutuhkan peralatan yang khusus. Anda hanya memakai alat konferensi video ataupun platform sosial media sehingga event virtual juga bisa berlangsung. Walaupun tampak mudah, namun Anda tetaplah harus menentukan tema sesuai, interaksi dibangun, serta kualitas event tersebut sendiri sehingga tetap jaga koneksi walaupun acara itu diadakan dengan online.

Adanya acara virtual berikan kemudahan yang banyak di dalam marketing strategi suatu bisnis. Adapun manfaat itu adalah sebagai berikut:

• Efisiensi Biaya Pemasaran

Umumnya untuk memproduksi suatu event secara langsung, maka akan banyak biaya harus dikeluarkan. Contohnya, Anda harus sewa tempat acara, memesan makanan, dan lain sebagainya yang bahkan bisa habiskan biaya hingga jutaan rupiah. Selain itu, Anda pun membutuhkan pekerja  lebih banyak untuk handle secara langsung berbagai aktivitas.

Adapun acara virtual akan berikan efisiensi biaya lebih murah. Berbagai biaya di atas akan jadi hilang dikarenakan Anda tak membutuhkannya. Akan tetapi, Anda hanya perlu biaya untuk internet, pembicara, serta biaya dukungan yang lain. Apabila dilakukan perbandingan, maka tampak jelas bahwa virtual event jauh menghemat biaya pemasaran dengan efisien.

• Jangkauan Lebih Luas

Dengan adanya pemanfaatan teknologi di acara virtual, maka membuat pemasaran  jenis ini dapat menjangkau penonton yang lebih banyak. Hal ini bisa terjadi disebabkan tak adanya batasan sehingga baik beda negara pun, maka mungkin sekali untuk bisa terlibat di dalam acara virtual.

Apabila menyelenggarakan acara atau event secara langsung, maka gedung dapat menampung sekitar 1000 orang. Sementara, jika event virtual bahkan dapat diakses oleh hingga jutaan orang, yang akan timbulkan dampak yang besar pada brand awareness lebih luas.

• Hemat Waktu

Mengadakan acara langsung akan membutuhkan waktu lama, Anda akan terlibat dengan banyaknya koordinasi sehingga acara tersebut bisa terlaksana. Namun, ini akan beda dengan acara virtual sebab Anda hanya perlu untuk tentukan waktu acara itu tanpa perlu terlibat banyak koordinasi.

• Produksi Mudah

Acara virtual pun memudahkan mendapatkan pembicara. Virtual event memungkinkan untuk datangkan pembicara berbeda geografis tapi tetap dapat merepresentasikan ide secara baik. Dengan begitu, bisa disimpulkan bahwa acara virtual bisa menunjang produksi event secara lebih mudah.

Tips Menyelenggarakan Virtual Event

Berikut sejumlah tips trik menyelenggarakan virtual event:

• Sesuaikan Pemakaian Teknologi Strategis

Sekarang ada sangat banyak media dapat Anda pakai. Masing-masingnya mempunyai keunikan serta segmen tersendiri. Maka dari itu, Anda dapat lebih memaksimalkan untuk bisa capai target event.

Untuk hasilkan acara berkualitas, Anda pun dapat memakai adopsi teknologi tambahan yang lain. Misal memakai layar hijau, pencahayaan, mikrofon, kamera, serta layar. Adapun berbagai elemen tersebut akan tambah kualitas pengalaman ketika menonton virtual event.

• Menentukan Program dan Konten Event Sesuai

Apa yang berfungsi pada acara langsung mungkin tak berfungsi di acara virtual. Anda mungkin saja memasukkan jeda tertentu seperti ishoma ataupun games breaking yang implementasinya berbeda. Dengan begitu, mengetahui kebutuhan konsumen merupakan hal penting perlu dilakukan.

Menentukan event dan program merupakan hal ter-krusial serta akan menentukan keberhasilan virtual event. Anda haruslah menentukan teman sesuai minat penonton, menentukan rundown dan pembawa acara, jenis platform pertemuan virtual, ataupun  menyiapkan pertanyaan-pertanyaan. Perencanaan matang akan datangkan penonton yang banyak dan akan membuat acara virtual semakin menarik.

• Melakukan Latihan

Walaupun dilakukan secara virtual, bukan artinya latihan bukan menjadi hal krusial. Anda tetap harus memastikan bahwa suasana event tetap terasa walaupun berinteraksi online. Adanya latihan akan meminimalisir beragam resiko seperti jaringan internet tak stabil, kamera tak berfungsi, dan lainnya.

• Melibatkan Audiens

Saat membuat virtual event, perlu untuk diingat bahwa orang bekerja atau menonton di rumah punya lebih banyak tanggung jawab dan gangguan. Maka , Anda perlu tempatkan diri di posisi audiens. Anda mungkin dapat memasukkan jeda tambahan ke dalam program ataupun memastikan jika acara itu dilaksanakan di jam istirahat dengan distraksi yang lebih sedikit.

Penutup

Acara virtual merupakan pertemuan yang terorganisir. Pertemuan ini dilakukan online dan tak melakukan pertemuan langsung. Jenis-jenis acara virtual seperti webinar, konferensi virtual, pameran, dan acara hybrid.

Untuk maksimalkan acara virtual, Anda bisa menerapkan beberapa tips trik menyelenggarakan virtual event di atas. Namun, jika Anda ingin menyelenggarakan acara virtual dengan lebih aman dan lancar, Anda bisa memakai jasa virtual event organizer, seperti Trimitra Multi Kreasi. Jasa ini akan memfasilitasi penyelenggaraan acara virtual yang interaktif, berkesan, dan menarik serta dapat menjangkau audiens lebih luas tanpa terbatas oleh waktu dan jarak.